Vereinsorganisation

Helfer im Verein gewinnen: Patenschaftsmodell in 10 Schritten

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Patenschaft statt Vorstandsamt? In diesem Artikel geht es darum, wie man als Verein Ehrenamtliche gewinnen kann, ohne das diese sich direkt per (Vorstands-)Amt langfristig an den Verein binden müssen. Mit einem Patenschaftsmodell kann sicher der Verein auch alternativ ein Netzwerk aus engagierten Mitgliedern, Eltern und Freunden des Vereins aufbauen.

Viele Vereine kennen die heutigen Herausforderungen, genügend Helfer/Innen für alle möglichen Aufgaben zu finden. Klassisch und traditionell wird oft versucht, bestimmte Posten im Verein zu besetzten, was gefühlt seit Jahren immer schwieriger wird. Die hat vor allem zwei Gründe: Oft wird bei der Suche nach Nachfolgern in Vereinsämtern den potentiellen Kandidaten erklärt, dass es doch eigentlich „fast keine Arbeit“ sei, was sich im Nachgang dann doch irgendwie anders für die Betroffenen darstellt. Zum zweiten schrecken gerade jüngere Menschen davor zurück, sich für die mehrjährigen Amtsperioden in Vereinen fest daran binden zu wollen.

Auf der anderen Seite erlebe ich oft das Phänomen, dass es im Umfeld von Vereinen, Sparten oder Mannschaften durchaus viele Menschen gibt, Freunde & Bekannte, Eltern oder Geschwister, die sich gerne in den Verein einbringen würden – aber einfach nicht wissen, wie! An dieser Stelle können Vereine mit einem Patenschaftsmodell erfolgreich agieren, um ein entsprechendes Angebot vorhalten zu können.  Wie so etwas gehen kann, liste ich hier in einem 10-Punkte-Plan auf.

Vision: Neue Wege denken

Viele Vereine sind auf der ständigen Suche nach ehrenamtlichen Helferinnen und Helfern. Viel Arbeit auf wenigen Schultern ist das, was man überall hört – auch wenn manche Vereine hier vielleicht eine Mitschuld tragen. Nichts desto weniger ist man oft auf der Suche, um bestimmte Posten in Vorständen zu besetzten. Junge Menschen werden immer weniger. Ein immer genannter Grund ist, sich nicht über eine mehrjährige Legislatur an einen Posten binden zu wollen.

Also was tun? Eine Alternative kann es sein, bestimmte Aufgaben eben nicht mehr in Vorstandsposten zu bündeln, sondern zum Beispiel auf Projektbasis zu arbeiten oder sogenannte Patenschaften zu etablieren. Mit Patenschaften sind hier (Teil-)Aufgaben und/ oder Bereiche gemeint, um die sich Interessierte möglichst selbstständig und eigenverantwortlich bei freier Zeiteinteilung und persönlichen Kapazitäten kümmern können.

Identifizieren: Mögliche Aufgaben 

Als nächsten sollte man eben genau die (Teil-)Aufgaben und/ oder Bereiche identifizieren, für die man Paten finden möchte. Das kann beinahe alles sein, im Folgenden einige Beispiele aus Sport- und Naturschutzvereinen:

  • Materialschränke
  • Geräteräume
  • Freiflächen
  • Teichanlagen
  • Baumbestände
  • Catering
  • Fanbetreuer
  • Social-Media Betreuung

Wichtig dabei ist, schon beim Identifizieren die Erwartungen und Aufgaben möglichst konkret zu beschreiben. Idealerweise schreibt man ebenfalls mit auf, in welcher Regelmäßigkeit hier etwas zu tun ist, mit welchem Zeitaufwand zu rechnen ist. Dazu kann man weitergehend noch kreativ werden, zum Beispiel Aufgaben in Kategorien unterteilen.

Auch muss niemand solche Aufgaben alleine erledigen. Vieles macht zu zweit oder in einem kleinen Team mehr Spaß. Hier sollte man auch bereits von Beginn an darauf hinweisen und dies auch kommunizieren.

Definieren: Ansprechpartner im Verein

Während man dabei ist, die Aufgabenfelder zu finden und zu identifizieren, empfiehlt es sich, jemand im Vorstand zu finden, bei dem später die verschiedenen Fäden zusammen laufen. Jemanden, der die Übersicht behält und auch später als Ansprechpartner für Fragen und Hilfestellungen aber auch für Feedback zuständig ist.

Einige Vereine haben Positionen wie eine/n Ehrenamtskoordinator/in etabliert. Ob sich das bei Euch lohnt, ist auch abhängig von der Größe des Vereins, den Aufgaben, der Anzahl der Patenschaften usw. Natürlich kann diese Aufgabe auch durch einen bereits bestehenden Vorstandsposten erledigt werden, beispielsweise den/ die Vorsitzende/n oder Schriftführer/in.

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How-To: Eine Anleitung erstellen

Wenn man dann bereits einige (Teil-)Aufgaben und/ oder Bereiche identifiziert hat, kann man sich hinsetzen und eine Art Stellenbeschreibung aufsetzen, in der diese beschrieben sind. Hilfreich sind auch immer Fotos, sowie Angaben zu beispielsweise folgenden Punkten:

  • Beschreibung
  • Aufgabe
  • Ziel
  • Hilfe

Es sollte eine grundsätzliche Beschreibung zu finden sein, um was es sich bei dieser Patenschaft dreht. Die Aufgaben können als Liste oder Text verfasst werden. Hilfreich ist auch immer eine Erklärung, was das Ziel dieser Maßnahme ist und warum man hier jemanden als Paten sucht. Auch der Hinweis, dass man es nicht alleine machen muss, sondern gerne auch zu zweit oder in einem kleinen Team, kann helfen. Auf diesen „How-To´s“ können auch immer zusätzliche Hinweise genannt werden, ganz nach Bedarf.

Veröffentlichen: Aufgaben transparent machen

Jetzt seid Ihr an dem Punkt, an dem Ihr einige Aufgaben gefunden habt, Beschreibung erstellt habt und auch wisst, wer von Euch dafür verantwortlich ist und als Ansprechpartner dient. Dann gilt es, diese Informationen publik zu machen. Stellt die Möglichkeiten der Hilfe unter einem neuen Menüpunkt auf die Homepage und ladet dazu Eure Stellenbeschreibungen/ How-To´s als PDF dazu. Damit habt Ihr erst einmal alle Voraussetzungen erfüllt, so dass interessierte Helferinnen und Helfer sich einen Überblick verschaffen können, was es bei Euch zu tun gibt und wie man sich in den Verein einbringen kann.

Zeitmanagement: „Jeder kann etwas machen, wenn er möchte und Zeit hat“

Wichtig ist, bei allen Aufgaben, die nicht unbedingt sehr zeitkritisch sind, es den Helferinnen und Helfern in möglichst breitem Umfang zu überlassen, wann sie tätig werden.  Geht es beispielsweise darum, einen Geräteraum regelmäßig zu kontrollieren und aufzuräumen, ist es relativ egal, ob dies an einem Montag oder einem Donnerstag passiert. Versucht möglichst freie Zeitangaben zu machen, zum Beispiel „einmal in der Woche“ oder „zweimal im Monat“. Damit haben auch Menschen, die ansonsten relativ eingespannt sind die Möglichkeit, aktiv zu werden. Natürlich geht das nicht immer in jedem Bereich, aber bei vielen Aufgaben ist dies möglich.

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Hilfestellung: Anbieten und erreichbar sein

Wenn dann bereits einige Freiwillige gefunden sind, stellt sich für viele Vereine die nächste Herausforderung: Ehrenamtlichkeit ist keine Einbahnstraße. Das bedeutet, es ist wichtig, dass die Verantwortlichen aus den Vereinen sich überlegen, wie sie regelmäßig mit den Engagierten in Kontakt bleiben und bei Bedarf auch Hilfe anbieten können. Es geht nicht darum, dass man einmal eine Aufgabe zugewiesen hat und damit alles erledigt ist, sondern um einen regelmäßigen Austausch. Das beginnt bei der Nennung notwendiger Ansprechpartner und Verantwortlicher bis hin zu Kontaktadressen von Handwerksfirmen und ähnlichem.

Kommunikation: Für neue Ideen offen sein

In vielen Fällen kann es vorkommen, dass über das Abarbeiten der Aufgaben Abläufe ins Auge fallen, die man verbessern kann. An dieser Stelle kann man allen Vereinen und Verantwortlichen nur raten: Seid offen für neue Ideen! Die Standard-Aussage „Das haben wir schon immer so gemacht“ mag in manchen Fällen richtig und berechtigt sein, in manch anderen lohnt es sich aber durchaus, gewohnte Abläufe immer mal wieder auf den Prüfstand zu stellen.

Außerdem zeigt es eins: Eure Helferinnen und Helfer machen sich Gedanken und bringen sich in Euren Verein ein. So etwas darf man nie unterdrücken und ignorieren. Ich habe das selbst leider einige male erleben müssen und am Ende sind diese Mitglieder irgendwann enttäuscht gegangen. Es geht hier auch nicht darum, jede noch so kleine Idee sofort 1:1 umzusetzen, sondern darum, eine Kultur der gegenseitigen Wertschätzung zu etablieren.

Organigramm: Übersichten erstellen

Man ist irgendwann soweit, dass es jetzt viele Helferinnen und Helfer, viele Paten gibt, die ihre Aufgabenbereiche haben und diese pflegen und abarbeiten. Dann empfiehlt es sich immer, dass man eine entsprechende Übersicht erstellt und jederzeit auf Aktualität prüft. Diese kann man sowohl intern nutzen, beispielsweise aber auch auf der Homepage veröffentlichen und so auch einen Teil seiner Organisation nach außen darstellen. Im Idealfall hat der Verein eine Übersicht mit den entsprechenden Ansprechpartnern und Aufgabenbereichen, was auch anderen als Vorbild und Anregung dienen kann, sich ebenfalls zu engagieren.

Dankbarkeit: Einsatz belohnen und hervorheben

Viele Vereine halten sich mit Ehrungen sehr zurück. An dieser Stelle will ich Euch ermutigen, kreativ zu werden. Man kann nie genug ehren! Vereine leben von Ehrenamtlichen und Freiwilligen, die einen Teil ihrer Freizeit dafür aufwenden, das Vereinsleben existieren kann. Vereine sollten sich hier an geeigneter Stelle bedanken. Das kann eine Jahreshauptversammlung sein, das kann aber auch im Rahmen eines Festes, eines Jubiläums oder einer anderen größeren Veranstaltung stattfinden. Der Rahmen sollte immer angemessen sein.

Es ist auch oft nicht so entscheidend, was die geehrten erhalten, sondern die Tatsache, dass an sie gedacht wird, das sie erwähnt werden und das man vor allem auch ihr Engagement wahrnimmt. Ehrt Eure Paten beispielsweise einmal im Jahr oder ladet sie zum Essen ein. Übergebt eine gute Flasche Wein, zusammen mit einer schön gestalteten Urkunde. Wählt einen „Paten des Jahres“ oder stelle überdurchschnittliches Engagement besonders dar. Seid kreativ und zeigt denen, die Euch unterstützend Eure Wertschätzung und Anerkennung!

Tipp: Ihr könnt Eure Paten auch als Dankeschön zu einem gemeinsamen Event einladen. Dann habt Ihr das entscheidende Plus, dass diese sich während diesem Event besser kennen lernen und sich als Team sehen/ verstehen, was den Zusammenhalt und das Zugehörigkeitsgefühl fördert.

 

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