In der Saisonplanung gibt es vor allem zwei entscheidende Bereiche: Einmal die administrative Planung und einmal die sportliche Planung. Während ich für den administrativen Teil die Form einer jährlichen Vorstandsklausur befürworte und mehrmals durchgeführt habe, lief die sportliche Planung immer unter naher Einbeziehung von Trainer/Innen, Mannschaftsführer/Innen, sowie Spieler/Innen. 

In diesem Artikel möchte ich beschreiben, wie ich in meiner Zeit als Abteilungsleiter die, ich nenne es mal grob sportliche Saisonplanung gestaltet habe. Über die administrative Seite, die Planung, Durchführung und Nachbereitung einer Klausur werde ich vermutlich bei Gelegenheit auch mal einen Artikel verfassen.

Als Abteilungsleiter ist man am Ende immer für das verantwortlich, was in einer Abteilung passiert. Dies sagt ja alleine der Name schon aus und auch das Selbstverständnis sollte dem Rechnung tragen. Letztlich ist man ebenso für sein Personal, die Trainer, die Mannschaften, alle Mitglieder verantwortlich. Im Idealfall hat man für die Zeit während der Saison vertrauensvolle Personen, an die man Verantwortungen delegieren kann. Bleibt die Frage, wie man im ersten Schritt eine Jahresplanung gestalten kann, vor dem Hintergrund, möglichst viele Mitglieder darin zu integrieren.

Wichtig ist, dass ich mich hier in diesem Artikel an das Beispiel aus meiner Abteilung halten werde. Das bedeutet, dass die einzelnen Bausteine natürlich an die jeweiligen Umstände in anderen Vereinen oder Abteilungen angepasst werden müssen. Manches, aber bestimmt nicht alles, ist 1:1 übertragbar. Sicherlich kann man sich aber einige Idee oder Inspiration abholen, für andere mag es schlicht ein kleiner Blick hinter die Kulissen sein.

Zielsetzung für die Saisonplanung

Am Anfang sollte ein Ziel formuliert werden, was man erreichen will. Klar, ich möchte als Abteilungsleiter die Saison planen aber was noch und vor allem, wie? Die „S.M.A.R.T.“ Methode kann hier helfen. Ziele sollten demnach spezifisch, messbar, akzeptiert, realistisch und terminierbar sein. Letztlich sollen ja möglichst alle, vor allem die Trainer/Innen abgeholt, informiert und motiviert werden, genau so alle Mitglieder. Die Herausforderung bei mir war auch die Anzahl der zu meldenden Teams, die oft um die 20 lag.

Am Ende habe ich mich entschieden, eine Sitzung zu diesem Thema durchzuführen. Ich bin kein Fan von reinem Mailverkehr, besonders, wenn es auch um Nachfragen oder Diskussionen geht, die sich in großen Emailverteilern meist unbefriedigend für alle entwickeln. Zum anderen sollte man in Sportvereinen möglichst persönliche Kontakte pflegen und sich auch ansprechbar zeigen. Für die dann sog. „Mannschaftsmeldesitzung“, die einmal jährlich stattfand gab es dann erst einmal folgende Rahmenbedingungen:

• Sie sollte vor den Mannschaftsmeldungen stattfinden
• Es sollten Vertreter aller Mannschaften eingeladen werden, inklusive Hobbyteams (Motto: Es werden alle involviert!)
• Am Ende sollen alle Teilnehmer und somit auch alle Mannschaften über den gleichen Wissenstand verfügen

Neben der Zielsetzung, alle auf den gleichen Stand zu bringen, gab es noch spezifische Ziele, die in einer vorigen Vorstandssitzung oder im Besten Fall auf der Klausur mit allen Vorstandsmitgliedern definiert wurden und an die Bedürfnisse der jeweiligen Saison angepasst wurden. So kann man beispielsweise auch beim Pressewart nachfragen, was er von den Mannschaften in der kommenden Saison erwartet und dies dann in die Mannschaftsmeldesitzung nehmen. Über diese Punkte und Erwartungen wurden alle Mannschaften im Vorfeld, im Rahmen der Einladung informiert, so dass es genug Zeit und Möglichkeiten für die Trainerinnen und Trainer gab, dies in ihren jeweiligen Mannschaften zu besprechen.

Durchführung

In die Einladung habe ich immer geschrieben, dass nicht zwingend die Trainer/Innen anwesend sein müssen. Warum nicht mal eine/n Spieler/In mit solche einer Aufgabe betrauen und diesen/r einen Einblick in die Abläufe der Abteilung ermöglichen und gleichzeitig auch ein wenig in Verantwortung nehmen? Auf diese Art ist auch wahrscheinlicher, dass Termine nicht lange gesucht werden müssen, denn eine/r aus dem Teams sollte ja eigentlich immer verfügbar sein.

Die Tagesordnung sah dann im groben etwa so aus:

• HVV-Kontakte
• Mannschaftsorganisation
• Übersicht Jugendmeisterschaften
• [Info 1]
• [Info 2]
• [Info 3]
• Allgemeine Fragen der Mannschaften zur Saison 20**/ 20**

Bei dem Punkt HVV-Kontakte hatte ich eine kleine Übersicht zusammen gestellt, eine Art How-To, um was man sich als HVV-Kontakt kümmern sollte. Passgeschichten, Einladungen usw. sind hier die Standardaufgaben gewesen. Die Mannschaftsorganisation war einer der wichtigsten Punkte. Hier wurden pro Team die Verantwortungen und Ansprechpartner für die kommende Saison definiert, außerdem eine Übersicht über die aktuelle Situation der jeweiligen Mannschaft erfasst. In meinem Fall waren das folgende Punkte:

• Liga → In welcher Liga wird gemeldet?
• Trainer/in → Wer ist Trainer/In?
• HVV Kontakt → Wer übernimmt den Kontakt zum Landesverband?
• ePass Admin → Wer ist für das Passwesen zuständig?
• Kadergröße → Wie groß wird der Kader für die Saison in etwa sein?
• Vorhandene Schiedsrichter → Wie viele Schiedsrichter in welchen Stufen gibt es? Welchen Bedarf an Aus- und Fortbildungen gibt es?
• Mannschaftsvorstellung Saisonheft → Wer ist hier Ansprechpartner innerhalb der Mannschaft?
• Helfereinteilung Turnier → Wer ist hier Ansprechpartner innerhalb der Mannschaft?
• Ansprechpartner Presse → Wer ist hier Ansprechpartner innerhalb der Mannschaft?
• Zugang Homepage → Wer benötigt einen Account, um Artikel zu schreiben? Wer benötigt keinen mehr?

Dadurch, dass die Mannschaften bereits vorher, in der Einladung darüber informiert wurden, dass diese Bereiche abgefragt werden hatten wir auch immer sehr gute Rückmeldungen. Klar, manchmal stand auch etwas noch nicht wirklich zu 100% fest aber im Großen und Ganzen bekommt man so bereits im Mai eine Menge geklärt. Bei der Übersicht über die Jugendmeisterschaften ging es im Wesentlichen einmal darum, welche Jugendmannschaften gemeldet werden sollen und wer für diese auf Meisterschaften die Verantwortung übernehmen sollte.

Da wir regelmäßig eine zweistellige Anzahl an Mannschaften hatten, war dieser Punkt unglaublich hilfreich. Wer erst während der Saison oder kurz vor den Spieltagen anfangen muss, sich um eine Betreuung und Organisation zu kümmern, weiß, wovon ich spreche. Ferner hatten wir in die Sitzung noch weitere Informationen oder auch Beschlüsse aus dem Vorstandsteam gepackt und natürlich gab es am Ende auch immer die Möglichkeit für Rückfragen oder Themen seitens der Mitglieder einzubringen.

Nachbereitung

Eine Frage war, wie man all diese Informationen am Ende so aufbereiten kann, dass sie übersichtlich und für jeden verfügbar werden. Ich entschied mich hier für folgende Variante: Im Vorfeld der Sitzung bereitete ich eine kleine Präsentation vor. So, dass ich sie während des Treffens an die Wand werfen konnte und quasi „live“ die verantwortlichen und zuständigen Personen eingetragen habe, völlig transparent. Im Anschluss habe ich aus der Präsentation ein PDF gemacht und es an die Teilnehmer/Innen der Sitzung geschickt, deren Aufgabe es dann war, dieses „Protokoll“ in ihren Mannschaften weiterzugeben. Somit war sichergestellt, dass wirklich alle über den gleichen Informationsstand verfügten und es für alle eine Übersicht der Ansprechpartner gab.

Zusammenfassung

Auf diese Art & Weise hatte ich bereits im Mai, vor den Meldungen an den Landesverband bereits viele Aufgaben und Zuständigkeiten geklärt. Nahezu 100 kleine Aufgaben für die Saison waren definiert und  zugeteilt. Alle Mannschaften aus der Abteilung kamen bei der Gelegenheit mal an einen Tisch und konnten sich austauschen. Anliegen aller Vorstandsmitglieder konnten im Vorfeld berücksichtigt werden, genau so konnten die Teams natürlich auch im Vorfeld Anfragen stellen.

Und natürlich, während der Saison passiert immer noch genug, worauf man reagieren muss oder wo man Entscheidungen treffen muss, Ausfälle oder Änderungen kommen immer mal vor. Das ist aber kein Hinderungsgrund, sich viel Organisation bereits früh im Jahr vorzunehmen, um später mehr Zeit für andere Dinge zu haben. Zudem bei dieser Variante der Vereinsgedanken „gemeinsam“ gelebt werden konnte. Jedenfalls hatte ich immer das Gefühl, dass diese Veranstaltung stets sehr rund lief und bekam auch regelmäßig Feedback, gerade von jüngeren oder denen, die noch nicht lange im Verein waren, wie gut wir organisiert sind und wie sehr ihnen solch eine Übersicht zu Beginn geholfen hat.

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