Ein Elternabend ist eine von vielen Möglichkeiten der Elternarbeit, mit der Ihr zum einen Vereinsbindung aufbauen könnt, zum anderen aber auch die Organisation des Sportjahres ergänzen könnt. Mit einer Veranstaltung zu Beginn des Jahres oder der Saison könnt Ihr Informationen verteilen, Euch Helferinnen und Helfer akquirieren und Euch auf direkte und persönliche Art und Weise austauschen.

1. Wen wollt Ihr ansprechen?

Als erstes müsst Ihr Euch überlegen, wen Ihr mit einem Elternabend alles erreichen wollt. Sollen es nur die Eltern der „Kleineren“ sein oder vielleicht komplett alle? Auch derer, die vielleicht schon in Erwachsenenteams spielen? Grenz Eure Zielgruppe genau ein. Damit könnt Ihr Euch besser vorbereiten und auch die Informationen besser zusammen tragen, die an dem Abend mitgegeben werden sollen. Überlegt Euch auch den Rahmen des Elternabends. Er sollte vielleicht nicht an Schule erinnern. Peppt ihn ein bisschen auf oder bringt ihn vielleicht mit einer Veranstaltung, die Ihr im Verein habt zusammen. Versucht es attraktiv zu machen, dass die Eltern auch gerne kommen und sich wohl fühlen bei Euch.

Lasst Euch nicht entmutigen, wenn weniger kommen, als gedacht/ geplant. Jeder Elternteil, der an einem Elternabend eines Vereins in der Freizeit teilnimmt, ist ein Gewinn für Euch. Seid Euch dessen bewusst. Macht Euch Gedanken, wann Ihr den Elternabend durchführen wollt. Vor den Sommerferien? Kurz vor der Saison? Je nach dem, was Ihr erreichen wollt, können verschiedene Termine Vor- und Nachteile bringen.

2. Absprachen im Trainerteam

Wenn Ihr wisst, wen Ihr genau ansprechen und damit auch einladen möchtet, sprecht Euch als nächstes unter den betreffenden Trainer/Innen ab. Wer hat welche Wünsche, die vermittelt werden sollen und wer möchte welche Informationen weiter geben? Wer hat Bedarf an Unterstützung? Beispielsweise bei Fahrten zu Spielen und Meisterschaften oder Hilfe bei Veranstaltungen, Auf- und Abbau. Haben auch nicht-betroffene Trainer/Innen Anliegen an die Eltern? Beispielsweise, wenn es darum geht, dass Jugendliche in die nächsthöheren Mannschaft wechseln sollen.

Habt Ihr ein Vereinskonzept? Kennen Eure Eltern das bereits? Macht Euch Notizen und arbeitet schon mal eine grobe Gliederung aus. Nehmt Euch dafür Zeit und macht es nicht zwischen Tür und Angel. Man kann durchaus hierfür eine Trainersitzung ansetzen oder auch den Rahmen eines Treffens angenehm und ohne Zeitdruck gestalten. Am Ende solltet Ihr als ein Verein (oder eine Abteilung) auftreten und nicht, wie fünf verschiedene Gruppen, die alle etwas anderes wollen.

3. Elternabend vorbereiten

Wichtig ist, die Einladung rechtzeitig zu verteilen. Beachtet Ferien oder flexible Ferientage. Gebt eine Nummer für Rückfragen auf der Einladung an. Gestaltet sie ansprechend. Nehmt die Tagesordnung mit auf, damit Eure Gäste vorab schon wissen, welche Themen angesprochen werden. So können sie sich auch darauf vorbereiten der bereits Fragen mitbringen, die Ihr dann beantworten könnt. Seid transparent.

Wenn Ihr eine Präsentation plant, haltet sie klein und auf´s Wesentliche beschränkt. Sammelt Termine, die Ihr im Sportjahr habt und fragt bei Trainer/Innen und Vorstand, welche an die Eltern kommuniziert werden sollten. Denkt daran, einen geeigneten Raum zu finden, der gemütlich ist und macht aus, wer für Getränke zuständig sein soll. Seid gute Gastgeber!

4. Durchführung des Elternabends

Besprecht Euch vorher, wer den Elternabend durchführen soll und wer von Trainer/Innen oder Vorstand anwesend sein kann/will. Ihr könnt Euch entscheiden, ob nur Eine/r der/ die „Vortragende“ ist oder ob Ihr das vielleicht abwechselnd im Team macht. Dann besprecht Euch vorher und überlegt, wer für welchen Part zuständig ist. Legt zu Beginn fest, ob Fragen während Eurer Präsentation in Ordnung sind oder besser danach gesammelt gestellt werden sollten. Lasst Euch Zeit beim Reden und versucht klar und laut genug zu sprechen.

5. Handout

Am Ende solltet Ihr ein kleines Handout parat haben, dass Ihr Euren Eltern mitgeben könnt. Dort sollten alle wichtigen Termine stehen, egal ob Spieltermine, Meisterschaften oder sonstige Aktivitäten. Ihr plant ein Turnier? Eine Freizeit? Einen Tagesausflug oder ähnliches? Schreibt es mit drauf. Sollten Termine doch nicht stattfinden können, beispielsweise aus Mangel an Teilnehmer/Innen, dann könnt Ihr immer noch absagen.

Nicht jeder schreibt sich etwas mit, daher ist es immer gut, wenn Ihr etwas vorbereitet habt, dass sich Eltern zu Hause an eine Pinnwand hängen können. So habt Ihr vor der Saison alles Wichtige kommuniziert. Ebenfalls könnt Ihr eine kleine Liste darauf schreiben, bei welchen Aktivitäten im Laufe des Jahres noch Hilfe gebraucht werden kann und an wem man sich wenden kann, wenn man Euch unterstützen möchte.

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